“我們公司有近20臺(tái)辦公設(shè)備，撇開買機(jī)器的費(fèi)用不說(shuō)，每個(gè)月紙張及耗材都是一大筆花銷，還得專門雇人來(lái)維護(hù)這些設(shè)備，設(shè)備使用情況也很難掌握。我們想控制這一塊的費(fèi)用，卻沒有找到什么好法子。”

       Jason是這家跨國(guó)公司的行政經(jīng)理。中國(guó)市場(chǎng)的迅速發(fā)展，使這家公司在中國(guó)的規(guī)模越做越大。Jason平時(shí)話不多，但是一說(shuō)到公司的辦公支出，這位行政經(jīng)理似乎有滿肚子話要說(shuō)。“如果能掌握辦公設(shè)備的使用情況，至少我會(huì)清楚日常辦公的錢都花到哪兒去了，不然控制成本就無(wú)從談起”。在聽取辦公設(shè)備供應(yīng)商提案時(shí)，Jason說(shuō)明了自己的想法。 柯尼卡美能達(dá)在了解了Jason的要求后，對(duì)該公司的辦公環(huán)境進(jìn)行了調(diào)研和分析。在不影響員工工作效率的前提下，對(duì)現(xiàn)有設(shè)備進(jìn)行了整合，用五臺(tái)集合了打印、復(fù)印、掃描、傳真等功能的數(shù)碼復(fù)合機(jī)替換了原先各種品牌的近二十臺(tái)設(shè)備。同時(shí)，引入管理軟件PageScope Account Manager，對(duì)每個(gè)部門的輸出張數(shù)和成本進(jìn)行管理，統(tǒng)計(jì)和分析每個(gè)員工的輸出張數(shù)及成本，實(shí)現(xiàn)了成本可視化管理。

       該公司原本就為每位員工配備了作為工作證使用的IC卡，用于進(jìn)出公司的門禁系統(tǒng)?？履峥滥苓_(dá)將現(xiàn)有的IC卡與管理軟件相結(jié)合，用于復(fù)合機(jī)的身份認(rèn)證管理。

       “設(shè)備的整合使得購(gòu)買機(jī)器的費(fèi)用減少了很多，電費(fèi)、耗材的花費(fèi)也降了下來(lái)，”Jason看了看“退役”的掃描儀說(shuō)道，“設(shè)備數(shù)量的減少、品牌的統(tǒng)一還使得設(shè)備維護(hù)人員的工作量大幅減少，耗材的采購(gòu)更加高效。提高了工作效率，就相當(dāng)于降低了人力成本！”“輸出數(shù)量在剛開始使用的半年里就減少了10%，現(xiàn)在，我們定期通知所有員工各自的輸出張數(shù)，這樣一來(lái)，輸出張數(shù)明顯下降了”，Jason說(shuō)，“我不用再像以前那樣拍腦袋作辦公費(fèi)用的預(yù)算了，每筆辦公支出我心里都有數(shù)”。

       說(shuō)到這些， Jason臉上浮現(xiàn)出一絲淺淺的笑容。令Jason欣喜的，除了辦公成本的控制，還有文件安全性的提高。 “以前，每次輸出文件，都要立即去打印機(jī)上取，不然就可能被別人錯(cuò)拿。現(xiàn)在，通過(guò)IC卡認(rèn)證打印，只有本人才能拿到自己輸出的文件，員工可以一次性去取自己輸出的文件，省去了來(lái)回取文件的時(shí)間，也防止了文件被錯(cuò)拿”。

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